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                                  档案管理制度

                                  时间:2021-04-29 09:37来源:www.955ak.com 作者:湖南物业网 点击:
                                  1)档案保管制度 公司各部室、分公司,凡是在工作中形成的文书,会计各门类和载体的档案均由公司的档案室集中统一管理,并确保档案齐全、完整和安全。 档案柜及案卷排放要科学合理,以自上而下,从左向右为序。 经常检查库房案卷的保管情况,适时投放药物以

                                   1)档案保管制度

                                      公司各部室、分公司,凡是在工作中形成的文书,会计各门类和载体的档案均由公司的档案室集中统一管理,并确保档案齐全、完整和安全。
                                      档案柜及案卷排放要科学合理,以自上而下,从左向右为序。
                                      经常检查库房案卷的保管情况,适时投放药物以防鼠咬。
                                     坚持档案收进、移交、登记、统计制度。做到帐目完整,案卷一致。每半年清点检查一次档案情况,发现错号,错位,缺少应及时更正。
                                     每天出库的档案资料,要及时归还原处,坚持调卷、归卷的查点、核对、注销手续做好档案资料查阅及进出记录。
                                     非档案管理人员未经允许禁止入室,需要进入时,需经管理人员同意并陪同,严禁无关人员进入。
                                     档案室应采取防潮、防火、防盗、防鼠、防虫等措施。经常测试温度,使其保持在14~24℃之间,相对湿度在50~60℃之间,确保清洁、安全。
                                     档案工作人员工作调动时,必须将保管的案卷进行清查,按规定办理交接手续。
                                  2)档案查阅制度
                                    利用档案时,外单位人员须有正常理由,且持有单位介绍信。本单位人员必须经领导同意,阐明利用意图和目的内容,办理登记手续,方可查阅利用。
                                    利用档案资料时,必须珍惜、爱护、小心翻阅,不得涂改、拆散、撕毁、弄脏、剪裁及在文件上划标记。禁止在查阅时吸烟、喝水、以防损破坏档案。
                                    利用档案资料时,应根据所需内容查阅,不得翻阅与利用档案目的无关的档案资料,用毕后及时归还。
                                    利用档案资料时,应在指定场所查阅,不得涂改、画圈、抽页、描绘,确保档案完整无损。档案资料一般不准借出,如有特殊情况必须借出,须经客服部主管批准,办理借出  手续并及时退还。
                                    要抄录、复制、拍照档案资料和密极文件时,须经公司领导批准,并限定抄录范围。
                                    凡违反规定者,档案员可拒绝提供利用。如发现档案资料有丢失、破损的,档案员有权追查责任者,并向公司领导提出处理意见。
                                  3)档案保密制度
                                    根据《中华人民共和国档案法》的规定,档案管理人员和阅档人员,都有保守档案秘密的义务。
                                    档案材料不得任意带出阅览室,机密档案材料不得向无关人员泄露。
                                    密极档案不经领导批准,不得摘抄、翻印、复制。 销毁档案要严格履行鉴定、审批、签字手续,要配有两人以上监销,任何人不得私自处理。 有档案丢失和泄露现象,须立即向领导报告,不得隐瞒。情节严重者将依照有关规定严肃处理。
                                  4)档案标准及考核办法
                                    调卷准确,不发生安全责任事故;
                                   材料归档完整、准确、真实符合档案管理规定;
                                   工作认真负责,具体工作基本胜任;
                                   妥善管理档案,严格执行借阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还;
                                   及时立卷归档,编制目录,编排入柜,要熟悉管理的档案,协助查阅检索;
                                   熟悉责任区内楼数、面积、业主姓名等正确率98%以上;
                                   各项资料档案齐全,住房资料建立档案,档案完整率98%以上;
                                   工作日记整洁、真实、完整;
                                   档案资料管理电脑化50%以上。


                                   
                                  (责任编辑:湖南物业网陈)
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